Ulasan & peringkat perencana Microsoft

Microsoft Planner dirancang untuk menjadi tempat di mana anggota tim mengelola dan mendiskusikan pekerjaan secara kolaboratif, menggunakan metode kanban. Untuk mendapatkan Perencana, Anda harus berlangganan akun kelas bisnis Office 365. Karena persyaratan ini, sangat tidak mungkin bahwa siapa pun yang belum menjadi pelanggan akan memilih untuk menggunakannya. Tetapi jika Anda memilikinya dan menggunakan aplikasi Microsoft lainnya, Perencana dengan mudah menghubungkan dengan sisa pekerjaan Anda, apakah itu basis data informasi, email, atau kalender Anda.

Perencana adalah layanan yang oke, tapi bukan yang terbaik. Manfaat utama untuk menggunakannya terkait dengan fakta bahwa ia terintegrasi dengan mudah dengan aplikasi Office 365 lainnya. Di atas kertas, integrasi itu terdengar hebat. Dalam praktiknya, ini kurang memuaskan. Anda bisa mendapatkan pengalaman serupa atau lebih baik dengan menghubungkan salah satu aplikasi kanban terbaik - seperti Editor Pilihan Asana, atau aplikasi berperingkat tinggi lainnya seperti Volerro, Wrike, atau Leankit - ke email Anda, penyimpanan cloud, aplikasi pencatat, dan sebagainya.

Harga dan Paket

Seperti yang disebutkan, untuk mendapatkan Microsoft Planner, Anda harus memiliki akun Microsoft Office 365 tingkat bisnis. Yang termasuk Perencana adalah Essential Bisnis, Premium Bisnis (tetapi bukan yang hanya disebut Bisnis), dan akun perusahaan. Essentials Bisnis berharga $ 6 per orang per bulan, dengan diskon jika Anda membayar setiap tahun. Premium Bisnis biaya $ 15 per orang per bulan, juga dengan diskon untuk membayar setiap tahun. Ingatlah bahwa akun-akun itu mencakup sejumlah besar aplikasi dan layanan lain: OneDrive for Business, Exchange, Sharepoint, Skype for Business, Microsoft Teams, dan dalam kasus akun Premium, semua aplikasi inti Microsoft Office juga. Dari segi nilai, Anda benar-benar mendapatkan banyak untuk harganya.

Yang mengatakan, ada alat kolaborasi gaya kanban mandiri yang dapat Anda beli dan mulai gunakan segera, terlepas dari apakah Anda memiliki akun Microsoft yang diatur, dan mereka menjual dengan berbagai harga.

KanbanFlow adalah salah satu opsi yang paling murah. Paket Premium berbayar biaya $ 5 per orang per bulan, atau jika Anda lebih suka membayar setiap tahun, $ 54 per orang per tahun. Volerro juga memiliki harga murah, hanya $ 7, 99 per orang per bulan untuk akun Tim Bisnisnya. Trello, salah satu aplikasi kanban paling populer, membebankan biaya $ 119, 88 per orang per tahun, setara dengan $ 9, 99 per orang per bulan. Pilihan Editor Asana dikenai biaya $ 11, 99 per orang per bulan, atau $ 119, 88 per orang jika Anda membayar setiap tahun.

Di ujung atas kisaran harga adalah LeanKit dan Zenkit. Leankit memungut biaya mulai dari $ 228 per orang per tahun hingga $ 588 per orang per tahun, masing-masing setara dengan $ 19 dan $ 49 per orang per bulan. Zenkit berharga $ 348 per orang per tahun, setara dengan $ 29 per orang per bulan.

Banyak dari aplikasi ini juga memiliki tingkat layanan gratis yang dapat Anda gunakan dengan beberapa batasan, meskipun Microsoft Planner tidak.

Perencana sebagai Kanban

Planner berjalan sebagai aplikasi web, meskipun ada juga aplikasi yang dapat diunduh untuk Windows, iOS, dan Android.

Jika Anda tidak terbiasa dengan kanban, contoh klasik yang membantu menjelaskan cara kerja kanban adalah membuat kolom berlabel Aktivitas, Melakukan, dan Dilakukan. Setelah kolom ini diatur, Anda memasukkan kartu ke dalamnya. Bayangkan catatan tempel disusun menjadi kolom di papan. Setiap kartu atau catatan tempel memiliki tugas yang tertulis di atasnya. Kartu-kartu mulai di kolom To Do. Orang-orang memiliki tugas yang ditugaskan kepadanya. Ketika penerima tugas mulai melakukan tugas, dia memindahkan kartu ke kolom Melakukan. Saat dia mengerjakan tugasnya, dia mungkin menambahkan komentar pada catatan tempel tentang kemajuannya. Bosnya mungkin juga menulis komentar pada kartu tugas juga. Saat tugas selesai, penerima tugas memindahkan kartu ke kolom Selesai.

Anda tidak perlu berpegang pada pengaturan To Do, Doing, Done. Aplikasi Kanban, termasuk Perencana, memungkinkan Anda memberi nama kolom sesuka Anda. Satu catatan, namun: Dalam Perencana, kolom disebut "ember."

Dalam Perencana, setiap kartu dapat memiliki berbagai detail yang ditambahkan padanya, seperti judul (biasanya nama tugas), deskripsi, penerima tugas, tanggal jatuh tempo, lampiran file, komentar dari kolaborator lain, daftar periksa, dan tanggal mulai. Setiap kartu dalam Perencana juga memiliki pilihan dropdown untuk tiga tahap: Tidak Dimulai (default), Sedang Berlangsung, dan Selesai. Ketika tugas selesai, Anda memilih opsi Selesai, atau Anda dapat menekan kotak centang saja. Kartu yang sudah selesai hilang dari tampilan, kecuali jika Anda memilih untuk menunjukkannya dari opsi di bagian paling bawah setiap kolom.

Saya menjelaskan pengaturan ini dengan sangat rinci karena sesuatu yang tidak terduga terjadi ketika saya menguji aplikasi. Ketika saya memindahkan kartu yang sudah selesai dari satu ember / kolom ke yang lain, mereka kembali ke status Tidak Dimulai. Dalam skenario saya, saya memberi nama kolom terakhir di sebelah kanan Selesai, dan saya ingin menyimpan semua tugas yang sudah selesai di sana untuk ditinjau. Tetapi seperti yang saya katakan, ketika saya menyeret kartu dari kolom yang berbeda ke kartu itu, kartu itu tiba-tiba menandai dirinya sebagai Tidak Memulai. Jika saya kemudian mencentang kotak untuk menandainya sebagai selesai sekali lagi, itu menghilang dari tampilan sama sekali. Di bagian bawah kolom saya menemukan sesuatu yang bisa saya klik untuk menunjukkan kepada saya tugas yang sudah selesai. Ketika saya mengklik untuk mengaktifkan opsi itu, kartu saya muncul kembali, berwarna abu-abu dan dicoret, seperti yang awalnya saya harapkan dan harapkan. Sekarang ketika saya menyeret kartu yang sudah selesai ke dalam ember itu, mereka tetap berada dalam status Selesai hanya jika saya menempatkannya di bagian paling bawah kolom di antara item Selesai lainnya.

Cara kerjanya, ada terlalu banyak ruang untuk kesalahan. Ini adalah masalah besar bagi tugas untuk beralih dari Selesai ke Tidak Memulai hanya karena Anda menyeretnya ke bagian yang salah dari coulmn yang benar. Informasi palsu semacam itu dapat membuat seluruh tim tidak bisa ikut. Pekerjaan yang telah dilakukan akan muncul dalam laporan sebagai tidak dilakukan dan mungkin juga terlambat.

Banyak aspek lain dari Microsoft Planner berfungsi seperti yang diharapkan, dan beberapa bekerja lebih baik dari yang diharapkan. Misalnya, ketika Anda membuka kartu untuk melihat detail lengkapnya dan menambahkannya, ada kotak centang yang menanyakan apakah Anda ingin memasukkan potongan informasi dalam tampilan Papan kartu. Ketika saya mengunggah file gambar ke kartu, saya suka melihat gambar-gambar itu, karena mereka biasanya pengingat visual yang baik dari konten kartu, meskipun orang lain mungkin lebih suka menyembunyikannya untuk menghemat ruang layar. Sangat menyenangkan memiliki opsi. Di Trello dan beberapa aplikasi kanban lainnya, Anda biasanya tidak memiliki opsi untuk memasukkan atau mengeluarkan detail agar tidak muncul pada kartu di tampilan Dewan. Saya bahkan pernah mengalami satu aplikasi, KanbanFlow, yang tidak menampilkan gambar yang terpasang pada kartu di tampilan Dewan sama sekali.

Fitur bermanfaat lainnya, tampilan Bagan, menunjukkan ringkasan tugas yang Tidak Dimulai, Sedang Berlangsung, Ditunda, dan Selesai. Tampilan ini memberikan rincian tugas yang ditugaskan untuk setiap anggota tim juga dan status mereka.

Keanehan dan Apa yang Hilang

Perencana memiliki lebih dari beberapa kebiasaan. Terkadang saya butuh beberapa menit untuk mencari tahu bagaimana melakukan tindakan yang sangat sederhana, seperti menambahkan Papan ke daftar favorit saya. Di aplikasi lain dibutuhkan sedikit lebih banyak daripada mengklik bintang di bagian atas halaman, sedangkan di Planner tidak ada bintang seperti itu; daftar favorit tidak ada dalam Pengaturan (apalagi, opsi Pengaturan membawa Anda ke pengaturan untuk Office 365, bukan Perencana); dan saya tidak bisa melakukannya dengan menyeret ikon proyek dari lokasi saat ini ke daftar favorit, karena seret dan lepas tidak didukung di bilah menu. Akhirnya saya menemukan opsi "Tambah Ke / Hapus Dari Favorit" di bagian bawah menu yang terbuka dari ellipsis. Sebagian besar pilihan lain dalam daftar ini membawa Anda ke aplikasi Office lain, jadi tetap tidak masuk akal bagi saya mengapa Tambahkan Ke / Hapus Dari Favorit adalah di antara pilihan-pilihan itu.

Tidak ada bilah pencarian, penghilangan yang mengerikan. Jika Anda memerlukan kartu tugas tertentu, satu-satunya cara untuk mengetahuinya adalah dengan menelusuri Papan Anda dan berburu. Saya juga terkejut tidak menemukan alat penyaringan. Contoh umum alat pemfilteran adalah alat yang menunjukkan semua tugas yang terlambat, atau semua tugas dengan tag atau label tertentu, atau semua tugas yang diberikan kepada orang atau departemen tertentu - tetapi masih diletakkan di Papan kanban seperti yang telah Anda lakukan mengaturnya.

Di Planner, alat penyaringan terdekat yang Anda dapatkan adalah opsi satu-klik untuk melihat semua tugas oleh penerima hak atau berdasarkan status kemajuan. Bahkan itu bukan alat pemfilteran yang sebenarnya. Dalam kedua kasus, ketika Perencana menunjukkan hasilnya, tajuk kolom berubah. Dengan kata lain, jika Anda memiliki ember untuk Pesanan Diterima, Pemrosesan Pesanan, Pemenuhan Pesanan, Pesanan Terkirim, semuanya hilang dan diganti dengan tiga status kemajuan Perencana (Tidak Dimulai, Dalam Proses, Selesai), atau nama penerima yang ditunjuk. Meskipun Anda dapat melihat semua tugas yang ditugaskan untuk Claire, Mark, dan Yvonne, Anda kehilangan konteks pengaturan Dewan Anda.

Kekecewaan lain adalah tidak ada @ sebutan di Planner. Asana, Trello, Wrike, dan aplikasi kanban lainnya memilikinya. Menggunakan simbol @ sebelum nama seseorang berarti Anda ingin memberi tahu orang itu akan komentar atau pertanyaan Anda. Banyak aplikasi kolaborasi menggunakannya, bukan hanya aplikasi kanban. Orang yang Anda sebutkan menerima pemberitahuan, biasanya dengan tautan yang membawanya langsung ke komentar yang berlaku. Perencana harus benar-benar memilikinya. Jika tidak, kolaborator mungkin akhirnya kembali ke email untuk membahas pekerjaan, dan itu tampaknya bertentangan dengan seluruh poin aplikasi kolaborasi.

Anda juga tidak akan menemukan timer di Planner, meskipun Wrike dan KanbanFlow memilikinya. Anda juga tidak mendapatkan swimlanes, yang artinya, tampilan papan tempat garis horizontal juga diberi nilai dengan cara yang sama dengan header kolom. Tampilan renang umum di aplikasi kaban mungkin menyaring baris oleh penerima atau departemen yang bertanggung jawab. Zenkit, KanbanFlow, Breeze.pm, dan aplikasi lain memilikinya.

Integrasi

Integrasi yang mudah dari Planner dengan aplikasi Office lainnya adalah keuntungan nyata, tetapi juga salah satu yang tidak boleh oversold. Memang benar bahwa Anda dapat dengan mudah menarik file dari OneDrive untuk dilampirkan ke kartu, atau memanfaatkan SharePoint dengan cara yang serupa, tetapi beberapa kemampuan itu benar-benar tidak jauh berbeda dengan menghubungkan Asana ke Google Drive atau Dropbox, atau penyedia penyimpanan online apa pun yang Anda gunakan.

Sebagian besar aplikasi kanban terintegrasi dengan penyimpanan cloud, dan tidak memerlukan banyak pengaturan selain mengautentikasi mereka. Integrasi lain seringkali dimungkinkan dengan alat yang biasa digunakan, seperti email dan kalender. Untuk aplikasi yang lebih tidak jelas, atau untuk otomatisasi khusus antara aplikasi yang Anda integrasikan, Anda sering dapat meminta bantuan dari Zapier. Zapier adalah layanan yang menciptakan integrasi dan otomatisasi antara layanan online dan aplikasi untuk Anda, tanpa mengharuskan Anda memiliki keterampilan pemrograman apa pun. Trello, Asana, Wrike, dan beberapa aplikasi kanban lainnya didukung oleh Zapier. Microsoft Planner tidak ada dalam jaringan Zapier.

Kemampuan integrasi lainnya di Planner kurang mengesankan ketika saya benar-benar menguji mereka. Misalnya, saya berharap mengklik tombol berlabel Conversation akan membuka forum diskusi untuk Dewan itu, dengan semua anggota secara otomatis diundang. Sebagai gantinya, saya dibawa ke Microsoft Outlook, di mana opsi saya adalah menyusun email baru untuk semua orang di grup, menambahkan konten untuk dilihat semua orang melalui SharePoint, mengunggah file untuk dibagikan melalui email, atau menghubungkan aplikasi lain. Aplikasi kolaborasi berisiko kehilangan daya tarik mereka jika mereka mengirim Anda kembali ke email atau alat lama apa pun yang tidak memenuhi kebutuhan kolaborasi Anda.

Penggunaan Terbatas

Untuk kolaborasi ringan dan manajemen kerja, Planner menyelesaikan pekerjaan, tetapi masih kurang di beberapa bidang. Ini kehilangan beberapa hal yang saya anggap mendasar, seperti bilah pencarian, filter, dan notifikasi untuk @ menyebutkan, serta beberapa fitur yang saya hanya harapkan dalam versi canggih alat kanban, seperti pengatur waktu tugas dan swimlanes. Jika Anda membutuhkan aplikasi kanban yang kuat, saya akan merekomendasikan Asana Choice Editor, atau aplikasi berperingkat teratas lainnya, Wrike, Volerro, dan Leankit. Jika Anda sudah memiliki akun Office 365 yang menyertakan akses ke Planner, dan Anda belum memutuskan apakah Anda bahkan memerlukan aplikasi kanban untuk kolaborasi, Anda mungkin mencobanya, tetapi hanya jika pekerjaan yang Anda perlukan cukup ringan..