Video: Trik Sederhana Kelola Keuangan Usaha (Oktober 2024)
Jika perusahaan Anda sedang mempertimbangkan perangkat lunak manajemen dokumen bisnis, biarkan angka memandu Anda. Tentu, Anda mungkin khawatir tentang biaya lisensi perangkat lunak abadi, yang akan bertambah setiap bulan, dan tahun demi tahun, tetapi yakinlah, alat ini pada akhirnya akan menghemat lebih banyak uang daripada biayanya. Alat Pilihan Editor, seperti Zoho Docs memberi Anda lebih banyak fleksibilitas, fitur kolaborasi, dan kapasitas penyimpanan yang pernah Anda miliki dengan kertas, folder file, dan lemari penyimpanan.
Saya berbicara dengan Lisa Croft, Manajer Pemasaran Produk Grup di Adobe Document Cloud, alat manajemen dokumen bisnis yang mampu dan hemat biaya, tentang banyak cara manajemen dokumen bisnis dapat menghemat waktu, ruang, dan yang lebih penting, banyak uang dari perusahaan Anda. Berikut adalah empat cara paling jelas alat-alat ini memberikan pengembalian investasi yang sangat baik.
1. Biaya Pencetakan
Jika Anda benar-benar dapat membersihkan diri dari dokumen kertas dengan membuat seluruh operasi digital Anda, Anda akhirnya akan membeli kertas jauh lebih sedikit daripada pesaing Anda. Selain itu, Anda akan menghabiskan lebih sedikit uang untuk mencetak, yang meliputi biaya energi, tinta, dan ongkos kirim yang terkait dengan pengiriman dokumen secara fisik ke lokasi terpencil.
Bisnis yang mencetak 10.000 dokumen akan menghemat sekitar $ 2.740 dengan beralih ke dokumen digital (10.000 dokumen kira-kira 1/6 dari GB; lebih lanjut tentang ini nanti), menurut perhitungan Adobe. Jika biaya kertas tidak mempengaruhi Anda, pikirkan seberapa besar Anda akan membantu lingkungan. Sepuluh ribu dokumen membutuhkan 11.427 galon air, 961 pon limbah, dan 3.725 pon kayu untuk menghasilkan. Itu banyak kerusakan pada ekosistem kita.
"Cobalah untuk tidak pernah mencetak sama sekali, " kata Croft. "Setelah Anda mencetak dokumen, Anda harus mengeluarkan biaya untuk mengelola dokumen itu. Jika Anda menyimpannya secara digital dari ujung ke ujung, Anda menghemat uang dari awal."
2. Biaya Penyimpanan
Biaya real estat komersial di Midtown Manhattan, tempat kantor PCMag berlokasi, kira-kira $ 73 per kaki persegi. Jika Anda mendedikasikan hanya 100 kaki persegi untuk penyimpanan dokumen, Anda menghabiskan sekitar $ 7.300 per bulan, atau $ 87.600 per tahun, hanya menyimpan kertas.
Namun, jika Anda sepenuhnya mendigitalkan operasi berbasis kertas, Anda akan dapat menyimpan 64.800 halaman dokumen Microsoft Word dalam penyimpanan awan digital kurang dari 1 GB. Dengan Zoho Docs, misalnya, Anda hanya dapat membayar $ 96 untuk penyimpanan 100 GB per tahun. Seratus gigabita setara dengan 64.800.000 halaman Word. Dengan Zoho Documents, Anda juga akan mendapatkan akses ke fitur-fitur seperti berbagi file grup, mengedit tim online dan simultan, dan bahkan log audit yang memberi tahu Anda dengan tepat siapa yang mengakses dan membuat perubahan pada dokumen Anda (lebih lanjut tentang ini nanti).
3. Lakukan Lebih Banyak untuk Lebih Sedikit, dan Lakukan Lebih Cepat
Saya sebelumnya menyebutkan beberapa fitur digital yang membuat sistem manajemen dokumen bisnis lebih berharga bagi bisnis Anda daripada dokumen kertas standar. Di bagian ini, saya akan sedikit lebih mendalam. Dengan Adobe Document Cloud, misalnya, Anda dapat mengirim satu file ke banyak pengguna dan meminta tanda tangan dari setiap penerima. Pikirkan tentang bagaimana proses itu akan jauh lebih kompleks dan mahal dengan kertas dan Layanan Pos Amerika Serikat. Sekarang, gandakan biaya itu dengan berapa kali pun Anda dapat mengulangi proses sepanjang tahun.
"Menandatangani dokumen secara elektronik menghemat uang, " kata Croft. "Anda tidak perlu FedEx, Anda tidak harus menunggu sampai dikirim kembali. Ini mengurangi waktu dan salinan tambahan dari dokumen. Anda juga menghilangkan masalah dengan orang yang mengubah dokumen, sehingga Anda tahu dokumen yang pergi dan ditandatangani adalah dokumen yang sebenarnya Anda kirim. " Saya akan masuk ke keamanan di bagian berikutnya.
Bagaimana dengan pengeditan grup? Dengan alat seperti Zoho Docs, Anda dapat mengumpulkan grup dan membuat perubahan simultan pada dokumen tanpa harus mengirimnya bolak-balik dari anggota ke anggota. Bahkan jika Anda sudah menggunakan Microsoft Word dan email, proses ini akan jauh lebih lambat dan kurang kolaboratif. Anda kemungkinan akan membuat dokumen, dan mengirimkannya ke rantai komando untuk beberapa ulasan, pada titik mana dokumen akan dikirim kembali kepada Anda untuk revisi. Dengan perangkat lunak manajemen dokumen bisnis, semua pihak yang diinvestasikan dapat mengedit dokumen sekaligus, semua dalam penampil dokumen yang sama.
"Mampu berkolaborasi pada dokumen adalah manfaat, tentu saja, " kata Croft. "Nilai untuk itu adalah menghemat uang untuk perjalanan, dan itu mengurangi siklus peninjauan juga. Anda mengambil dokumen dari awal hingga akhir melalui siklus yang cukup rumit. Setiap kali Anda dapat mengurangi waktu itu, Anda menghemat uang. Hal-hal kecil yang orang tidak pikirkan tetapi menghemat uang Anda dalam jangka panjang."
4. Banyak Sisi Keamanan Dokumen
Tidak mungkin untuk mengukur seberapa banyak keamanan dokumen dapat menyelamatkan perusahaan Anda sampai terlambat. Misalnya: Bagaimana jika seseorang mengambil kontrak yang Anda kirim ke mereka di selembar kertas fisik dan membuat perubahan yang belum dikonfirmasi pada ketentuan perjanjian? Mungkin saja Anda tidak akan melihat perubahan yang tercermin dalam dokumen penipuan sebelum Anda menandatanganinya. Sekarang Anda bertanggung jawab secara hukum untuk ketentuan perjanjian baru dan palsu.
Selain itu, bagaimana jika seseorang kehilangan selembar kertas yang berisi informasi penting perusahaan, dan informasi itu masuk ke tangan yang salah? Anda bisa kehilangan keunggulan kompetitif Anda atau Anda bisa dituntut. Meskipun tidak ada cara untuk menentukan jumlah kerusakan yang dapat membebani bisnis Anda, itu hampir pasti lebih rendah dari harga langganan manajemen dokumen bisnis tahunan.
Bisnis "alat manajemen dokumen memberi tahu Anda siapa yang memiliki akses dan apa yang dapat mereka lakukan dengan dokumen, " kata Croft. "Saya dapat mengirimi Anda file dan memberi tahu kapan Anda membukanya, jika Anda melihatnya, apakah Anda mencetaknya. Saya tahu di mana dokumen itu., Apakah dokumen itu akan masuk ke tangan yang salah? Alat-alat ini menghilangkan risiko itu sepenuhnya Ini adalah sesuatu yang Anda tidak pikirkan tentang menabung, tetapi dalam jangka panjang mungkin."
Temukan Alat yang Tepat untuk Anda
Meskipun Zoho Docs dan Adobe adalah beberapa alat terbaik di pasar, produk lain seperti Google Drive, Microsoft SharePoint, dan Dropbox Business menawarkan rangkaian fitur unik yang mungkin lebih sesuai dengan kebutuhan Anda.
Misalnya: Google Drive menawarkan akses online penuh ke dokumen, dapat membaca file Microsoft Office, dan menawarkan penyimpanan tanpa batas untuk lebih dari lima pengguna. SharePoint adalah alat yang ideal untuk perusahaan yang mengandalkan terutama pada alat Microsoft Office 365 seperti Word, PowerPoint, dan Excel. Dropbox adalah yang terbaik dalam menyimpan, mengelola, dan mentransfer file. Perusahaan bahkan baru-baru ini menambahkan alat administrator TI untuk memberi Anda lebih banyak fleksibilitas atas siapa yang melihat dokumen mana.
