Terorganisir: 5 alasan kotak masuk Anda bukan daftar tugas Anda

Saya suka bertanya kepada orang-orang tentang bagaimana mereka menggunakan email kantor, jika hanya untuk lebih memahami perbedaan antara bagaimana email dirancang untuk digunakan, bagaimana itu paling efisien digunakan, dan bagaimana orang-orang benar-benar menggunakannya.

Ketika ditanya, banyak orang dengan bangga meringkas teknik manajemen email mereka dengan cara ini: "Kotak masuk email saya adalah daftar tugas saya!"

Mereka biasanya berpikir ini adalah sistem yang cerdik, tetapi itu membuat saya meringis. Saya tersentak dalam ketakutan ketika mendengar pernyataan yang bermaksud baik tetapi akhirnya merusak ini. (Reaksi fisik saya, saya sudah pelajari, tidak ideal jika saya bermaksud melanjutkan pembicaraan.)

Seluruh tujuan artikel ini adalah untuk meyakinkan Anda bahwa kotak masuk email Anda tidak boleh menjadi daftar pekerjaan Anda. Ada cara yang lebih baik dan lebih efisien untuk menggunakan email - atau lebih baik, untuk memikirkan email.

Semoga artikel ini akan meyakinkan Anda untuk mengubah cara Anda. Di kolom minggu depan (periksa kembali setiap Senin untuk mengetahui yang terbaru dari seri Dapatkan Terorganisir ini), saya akan membahas sisi lain dari persamaan: bagaimana cara membuat daftar pekerjaan yang lebih pintar. Pastikan juga membaca kolom minggu lalu dengan 11 tips untuk mengelola email.

Untuk Apa Email?

"Email" bukan lagi nama deskriptif yang akurat untuk aplikasi dan layanan perangkat lunak yang kami gunakan untuk mengirim surat elektronik. Mereka melakukan lebih dari itu. Dengan semua kemampuan dan fungsi email - kemampuan untuk mengirim lampiran (mengubah kehidupan!), Buku alamat bawaan, fungsi penjadwalan dan pengingat, kalender publik dan pribadi - sungguh mengherankan kita masih menyebutnya "email" sama sekali.

Untuk komunikasi antar organisasi, email berfungsi dengan sangat baik. Anda memiliki jejak kertas percakapan, semua waktu dan cap tanggal, disampaikan hampir secara instan dan aman. Email memungkinkan Anda untuk menangani pekerjaan dengan kecepatan Anda sendiri, memprioritaskan respons sesuai keinginan Anda.

Namun, untuk komunikasi intra-organisasi (artinya dalam organisasi Anda), email mungkin sudah ketinggalan zaman dan bahkan dalam perjalanan ke kamar mayat (lihat "Is Email Dead?"). Kami sekarang memiliki berbagai macam alat yang membantu kami mencapai tujuan akhir yang sama, tetapi dengan cara yang lebih efisien dan berguna. Aplikasi olahpesan cepat, jejaring sosial bisnis, dan portal manajemen proyek (seperti Basecamp) adalah beberapa contohnya. Beberapa orang lupa bahwa telepon dan pertemuan tatap muka seringkali merupakan sarana komunikasi terbaik untuk tugas-tugas tertentu juga.

Email jelas memiliki tempatnya, tetapi banyak orang menggunakannya untuk menyelesaikan tugas yang akan mendapat manfaat dari solusi yang berbeda. Email harus digunakan untuk komunikasi yang membutuhkan jejak kertas, terutama pesan antar-organisasi. Aplikasi dan fitur dalam email, seperti kalender dan penjadwalan, harus digunakan sebagaimana mestinya. Jika Anda ingin menyimpan daftar tugas di program email Anda, mungkin ada alat untuk itu (di Outlook, misalnya, itu disebut Tugas). Tetapi kotak masuk itu tidak dirancang untuk memberi tahu Anda tugas apa yang perlu Anda lakukan sehari-hari. Berikut ini beberapa alasan:

Alasan Kotak Masuk Anda Tidak Harus Menjadi Daftar Pekerjaan Anda

1. Tidak ada kontrol atas barang yang masuk.

Daftar tugas hanya berisi item yang Anda masukkan. Kotak masuk Anda, di sisi lain, seperti cerat tanpa keran. Anda tidak memiliki kendali atas barang yang masuk, kecuali untuk mempertimbangkannya satu per satu dan menghapusnya - cara yang sangat tidak efektif untuk menyusun daftar hal yang harus dilakukan. Pesan muncul setiap saat sepanjang hari. Mereka dapat datang dari siapa pun tanpa memperhatikan hierarki yang dapat menentukan daftar tugas yang harus Anda lakukan. Dan lebih mungkin daripada tidak, hanya sebagian kecil dari mereka yang akan mencerminkan apa yang perlu Anda lakukan.

2. Tugas dengan nama buruk.

Untuk potongan kecil dari kotak masuk yang sebenarnya mencerminkan hal-hal yang seharusnya ada dalam daftar pekerjaan Anda, tanyakan pada diri sendiri ini: Apakah baris subjek menggambarkan secara akurat apa yang perlu Anda lakukan? Dalam banyak kasus, orang lain menyusun baris subjek, yang mungkin tidak mencerminkan pesan itu sendiri, apalagi bagian dari pesan yang berkaitan dengan Anda. Dengan daftar tugas yang tepat, Anda menggunakan bahasa Anda sendiri untuk mendapatkan informasi penting dengan cepat. Daftar tugas yang ditulis dengan baik adalah daftar yang dapat Anda pindai dalam satu atau dua detik dan tahu persis apa yang perlu dilakukan. Hanya Anda yang dapat menulis dengan cara yang mengomunikasikan informasi kepada diri Anda dengan cepat.

3. Terlalu lama.

Saya tahu saya baru saja menyatakan poin ini, tetapi perlu diulang: Daftar tugas yang ditulis dengan baik adalah yang dapat Anda pindai dalam satu atau dua detik dan tahu persis apa yang perlu dilakukan. Saya akan bertaruh $ 50 bahwa saya tidak dapat menemukan satu orang di PCMag dengan inbox email yang dapat menyampaikan informasi dalam sekejap.

Jangan menipu diri sendiri. Kita semua menyimpan pesan di kotak masuk kita yang mengingatkan kita tentang tugas yang ingin kita selesaikan, tetapi tidak. Dan itu tidak masalah. Tetapi barang-barang itu tidak termasuk dalam daftar yang harus dilakukan.

4. Kurangnya alat untuk memprioritaskan dan menetapkan tenggat waktu.

Tanda seru merah, bendera, bintang, gelembung warna - program email biasanya memberi Anda beberapa alat untuk menandai pesan penting. Dalam beberapa aplikasi, Anda bahkan dapat mengaitkan tanggal "respons dengan", seperti hari ini, besok, atau secara longgar "minggu ini." Gunakan fitur ini untuk mengingatkan diri sendiri untuk berkomunikasi dengan orang-orang, tetapi bukan sebagai penanda prioritas atau tanggal tenggat yang pasti untuk tugas-tugas tertentu. Seperti yang disebutkan, baris subjek tidak pernah secara konsisten memberi tahu Anda apa yang perlu Anda lakukan, dan menambahkan tanda tidak memberikan informasi berharga yang sama yang ditemukan dalam daftar tugas. Daftar tugas yang baik mengatur tugas berdasarkan prioritas dan menggunakan tenggat waktu.

5. Mencegah email Anda dari menjadi email.

Saya harap saya sebagian besar meyakinkan Anda bahwa mencoba mengubah inbox Anda agar berfungsi seperti daftar tugas membuat daftar pekerjaan yang sangat buruk. Tebak apa? Ini juga menciptakan kotak masuk yang sangat buruk, jadi sekarang Anda dua inefisiensi! Jika Anda mencoba memanipulasi kotak masuk Anda untuk menggandakan sebagai daftar tugas, itu membuat Anda membalik di antara operasi. Begini caranya: Menyortir kotak masuk satu cara untuk menemukan item prioritas yang harus dilakukan; lihat alur surat baru di; terganggu; resor kotak masuk; periksa surat baru; memutuskan itu tidak berlaku untuk Anda; resor lagi dengan bendera atau bintang; cobalah untuk mengingat di mana Anda berada dengan daftar yang harus dilakukan…

Ingat, jika program email Anda memiliki aplikasi atau fitur bawaan untuk daftar yang harus dilakukan, Anda dapat menggunakannya!

Email adalah Email

Simpan kotak masuk email Anda sebagai kotak masuk email, dan bukan daftar yang harus dilakukan, dan Anda akan jauh lebih efisien. Kemungkinannya, kehidupan kerja Anda akan menjadi sedikit lebih bahagia juga. Di kolom Get Organized minggu depan, saya akan menjelaskan secara lebih terperinci apa yang membuat daftar pekerjaan yang baik, cara menggunakannya, dan beberapa alat yang membuat proses mengelola daftar kerja menjadi sangat otomatis.